Contexte client
Une entreprise de conseil/ingénierie de 25 à 40 personnes gérant des projets et facturant via des tableurs et des systèmes fragmentés.
Type d'entreprise :entreprise de services professionnels (consultation / ingénierie / services d'experts)
Taille :25 à 40 employés (consultants/ingénieurs + équipe de soutien)
Modèle :projets facturés à tarif fixe, à l'heure et aux matériaux, ou un mélange (retenue + livraison)
Organisation :croissance rapide, demande client croissante, complexité des projets en hausse.
Situation initiale (outillage) :
Suivi des ventes via des tableurs + e-mails + outils déconnectés
Projets gérés dans des fichiers ou des outils non intégrés
Temps et dépenses capturés manuellement (parfois seulement à la fin du mois)
Facturation retardée en raison des approbations et de la consolidation manuelle.
Problèmes (points de douleur) et symptômes
Des outils déconnectés et des flux de travail manuels ont créé des angles morts en matière de rentabilité, de facturation retardée et de coordination inter-équipes faible.
Contrôle de gestion & rentabilité
- Pas de visibilité en temps réel sur les marges de projet, les écarts entre le budget et le réel, ou la rentabilité par client
- Durs compromis : les dépassements de projet sont « ressentis », mais reconnus trop tard.
Exécution & capture (feuilles de temps / dépenses)
- Les feuilles de temps et les dépenses sont incomplètes ou soumises en retard
- La charge administrative pèse sur les consultants
- Risque d'erreurs et de coûts non facturés.
Coordination inter-équipes
- Les ventes vendent → La livraison découvre les contraintes trop tard
- La finance facture → La livraison n'a pas validé les livrables
- Contrats, SOW, ordres de changement : informations éparpillées.
Facturation & trésorerie
- Factures incohérentes (formats, règles, termes)
- Retards récurrents → pression sur la trésorerie
- DSO plus élevé (Days Sales Outstanding) car la facturation se fait tard.
Objectifs commerciaux (ce que le client veut)
Créer un modèle opérationnel évolutif de la génération de leads à la facturation avec une visibilité en temps réel de la rentabilité, une facturation plus rapide et moins de travail administratif.
- Visibilité en temps réel de la rentabilité des projets et de la performance de l'équipe
- Standardiser l'ensemble du cycle : lead → contrat → livraison → facture
- Accélérer la facturation (et réduire les erreurs)
- Réduire le travail administratif pour les consultants
- Mettre en œuvre des KPI et des rythmes opérationnels (utilisation, marge, WIP, prévisions).
Approche UnifyX
Structure d'abord : nous concevons le modèle opérationnel (flux de travail, rôles, KPI) avant de mettre en œuvre un système—ainsi, l'adoption est rapide et les résultats sont mesurables.
Étape 1 — Diagnostic rapide (1 à 2 semaines)
Cartographier le cycle de vie du service : Lead → Accord → Contrat → Plan → Livraison → Facture → Collecte
Identifier les points de rupture (transferts Sales/Delivery/Finance, approbations, données manquantes)
Examiner les indicateurs actuels par rapport à ceux attendus.
Livrable :Diagnostic + “Plan directeur du modèle opérationnel” (processus, rôles, approbations, KPI).
Étape 2 — Conception du modèle opérationnel (2 à 3 semaines)
Définir les flux de travail cibles pour :
qualification / proposition / contrat
lancement du projet / jalons / rapport d'état / livrables
feuilles de temps et dépenses (règles + approbations)
facturation (forfait, temps et matériaux, jalons, ordres de changement)
matrice RACI (qui fait quoi, qui approuve quoi)
KPI et rythmes : revue de pipeline, revue de projet, revue de marge, prévisions de capacité et de charge de travail.
Livrable :Cartes de processus + RACI + pack KPI + règles métier.
Solution mise en œuvre (portée fonctionnelle)
Un système intégré de gestion des prospects à la facturation couvrant CRM, exécution de livraison, temps et dépenses, facturation automatisée et reporting de rentabilité.
CRM & Ventes
Gestion des prospects/opportunités
Étapes standardisées + scoring
Prévisions de pipeline
Historique des interactions + documents.
Devis, SOW et contrats
Modèles de devis/contrats, conditions, annexes
Flux de travail d'approbation (marge minimale, remises, exceptions)
Gestion des ordres de changement.
Livraison de projet
Projets structurés par jalons / phases / tâches
Jalons facturables avec livrables associés
Suivi du budget par rapport à la consommation.
Feuilles de temps et dépenses
Saisie simple (mobile/desktop)
Règles : allocation, catégories, refacturation
Approbations des managers + date limite mensuelle.
Facturation automatisée
Facturation pour :
temps et matériaux
forfait par jalon
retenue mensuelle
dépenses remboursables
Génération de factures basée sur des règles et des approbations
Moins d'erreurs et meilleure standardisation.
Tableaux de bord et rentabilité
Marge par projet / client / équipe
Utilisation (facturable vs non-facturable)
WIP (travail en cours)
Prévisions de capacité et de charge de travail.
Résultats et impact
Détection précoce des dépassements de projet, cycles de facturation plus courts et amélioration de l'utilisation grâce à une exécution cohérente.
Visibilité de la marge et alerte précoce
Détection précoce des projets qui s'écartent du plan
Meilleures décisions : ajustements de personnel, renégociation, ordres de changement.
Facturation plus rapide et plus fiable
Réduction du temps de cycle « clôture de fin de mois → facture envoyée »
Règles standardisées → moins de litiges.
Charge de travail administrative réduite
Les consultants passent moins de temps sur les rapports manuels
Les finances gagnent du temps sur la consolidation.
Collaboration améliorée
Ventes → Livraison : transfert structuré
Livraison → Finances : données « prêtes à facturer ».
KPI de pilotage
Un ensemble de KPI ciblé pour surveiller la rentabilité, l'utilisation, la rapidité de facturation et la prévisibilité de la livraison—hebdomadairement et mensuellement.
- Taux d'utilisation (par consultant, équipe, mois)
- Marge brute de projet (prévue vs réelle)
- Consommation budgétaire (% consommé)
- Temps de cycle de facturation (clôture de période → facture envoyée)
- DSO (Jours de ventes en attente)
- Conformité des feuilles de temps (taux d'achèvement + délai de soumission)
- WIP (travail effectué mais non facturé)
- Précision des prévisions (capacité et revenus).
Modèle de ROI
Un ensemble de KPI ciblé pour surveiller la rentabilité, l'utilisation, la rapidité de facturation et la prévisibilité de la livraison—hebdomadairement et mensuellement.
Hypothèse illustrative pour 30 employés, dont 22 employés facturables.
- Revenu annuel : 2,5 M$
- Délai moyen de facturation : 10 jours
Temps administratif économisé :
- 22 consultants × 1h/semaine × 48 semaines = 1 056 heures/an
- valeur interne à 80$/heure ≈ 84 480$/an
- Fuite réduite (temps/dépenses non facturés) : 1 % des revenus = 25 000$/an
- Impact sur la trésorerie (facturation plus rapide) : amélioration de la position de trésorerie (selon DSO), non comptabilisé comme bénéfice mais significatif.
- Bénéfice annuel estimé conservateur : 84 480$ + 25 000$ = 109 480$/an
- Si le coût total du projet (mise en œuvre + adoption) ≈ 35k–70k$, le retour sur investissement est souvent < 12 mois.
Pourquoi cela a fonctionné
Un ensemble de KPI ciblé pour surveiller la rentabilité, l'utilisation, la rapidité de facturation et la prévisibilité de la livraison—hebdomadairement et mensuellement.
- Structure d'abord : flux de travail réels, pas une mise en œuvre centrée sur l'outil
Les équipes ont adopté parce que :
- moins de friction dans la saisie du temps/des dépenses
- facturation simplifiée
- règles claires et approbations cohérentes
- La direction avait enfin une vue économique : marge, utilisation, WIP, prévisions.
Plan d'implémentation
Parce que nous avons commencé par la structure—les flux de travail correspondaient aux opérations réelles, rendant l'adoption rapide et la performance mesurable.
Phase 0 — Diagnostic (1–2 semaines)
- Ateliers + cartographie + plan directeur
Phase 1 — Fondations (2–4 semaines)
- CRM + devis/contrats + structure de projet + rôles + règles
Phase 2 — Livraison & Finance (3–6 semaines)
- feuilles de temps/dépenses + facturation + tableaux de bord
Phase 3 — Adoption & optimisation (4–8 semaines)
Formation, rythmes opérationnels, amélioration continue, KPI stabilisés.
Risques & atténuations
Parce que nous avons commencé par la structure—les flux de travail correspondaient aux opérations réelles, rendant l'adoption rapide et la performance mesurable.
Résistance à la feuille de temps → simplifier la capture + règles claires + reporting minimal mais utile
Données historiques → migration « intelligente » (clients/projets actifs uniquement au début)
Variations de facturation → standardiser 80%, gérer 20% d'exceptions via un flux de travail d'approbation
Manque de sponsor exécutif → mettre en place un comité de pilotage + rituels hebdomadaires pendant 6–8 semaines.