Étude de cas sur la distribution et le commerce de gros : Visibilité en temps réel des stocks et des marges pour la distribution B2B

Type d'entreprise :Distributeur B2B (achats / entreposage / revente)

Taille :15 à 60 employés (achats, entrepôt, ventes, finance)Opérations :multi-entrepôts / multi-sites, grand catalogue (nombre élevé de SKU), plusieurs fournisseurs, livraisons fréquentes

Modèle commercial :Ventes B2B avec tarification négociée (par client / catégorie), remises, conditions de paiement, retours possibles / notes de crédit

Situation initiale (outillage)

• Inventaire géré via des tableurs + ajustements manuels

• Commandes d'achat et de vente traitées par email / Excel / documents papier

• Comptabilité dans un outil séparé (ou seulement partiellement intégré)

• Évaluation des stocks et marges calculées à la fin du mois par des rapprochements manuels

• Traçabilité limitée des mouvements de stock (transferts inter-sites, réceptions partielles, commandes en attente, retours)

Fiabilité de l'inventaire et opérationnelle

• Écarts récurrents entre l'inventaire « système » et l'inventaire physique

• Ruptures de stock inattendues sur des articles critiques

• Surstock d'articles à rotation lente

• Difficile à gérer : multi-entrepôts, unités de mesure, lots/séries, emplacements, réceptions partielles

Symptômes :comptages d'inventaire longs et douloureux, ajustements fréquents, disputes internes entre ventes / entrepôt / approvisionnement.

Traitement manuel des commandes (Achats & Ventes)

• Création/validation lente des commandes d'achat et des factures

• Multiples ré-entrées (devis → commande → bon de livraison → facture)

• Erreurs dans les prix, remises, taxes, conditions de paiement

• Manque de standardisation pour les approbations et les priorités

Symptômes :retards de livraison, retards de facturation, dépendance à quelques personnes clés.

Gestion des marges et de la performance (par produit et client)

• Visibilité limitée sur la véritable marge (y compris les coûts d'achat, les coûts logistiques, les remises, les retours)

• Difficile d'identifier rapidement :

  • clients non rentables

  • produits « vedettes » vs produits « pièges »

  • dérive des coûts fournisseurs

Symptômes :décisions d'achat basées sur l'intuition, négociation fournisseur plus faible, tarification mal contrôlée.

Rapprochement de fin de mois (comptabilité & inventaire)

• Rapprochements d'inventaire/comptabilité longs (jours, parfois semaines)

• Évaluation des stocks peu fiable (coût moyen/FIFO mal appliqué ou recalculé manuellement)

• Rapports tardifs → décisions de gestion retardées

• Rendre l'inventaire fiable en temps réel (multi-sites)

• Standardiser et automatiser les flux : achat → réception → stockage → vente → livraison → facturation

• Gagner en visibilité sur la marge par produit / famille de produits / client

• Réduire drastiquement le temps de clôture de fin de mois et les ajustements manuels

• Mettre en place un cadre de gouvernance (règles + rôles + approbations)

Cartographie de bout en bout (du fournisseur au client)

Nous avons modélisé la chaîne opérationnelle complète :

• • Achats (demandes d'achat, appels d'offres, comparaison des fournisseurs, approbations)

  • Réception (réceptions partielles, contrôles de qualité, commandes en attente)

  • Inventaire (emplacements, transferts inter-entrepôts, comptages cycliques)

  • Ventes (tarification B2B, remises, conditions, préparation, livraison)

  • Facturation et comptabilité (taxes, paiements, rapprochement/clearing, notes de crédit/retours)

Règles de gouvernance et de gestion

Nous avons mis en place des règles claires :

• • Qui peut créer/approuver des achats (seuils, budgets, exceptions)

  • Règles d'inventaire : mouvements autorisés, responsabilités, traçabilité

  • Politique de tarification : listes de prix, remises, exceptions, contrats B2B

  • Règles de marge : seuils d'alerte, blocage ou approbation pour les ventes en dessous de la marge

Gains rapides + montée en maturité

UnifyX a structuré un déploiement par phases : stabiliser d'abord l'inventaire, puis accélérer les achats/ventes, puis sécuriser les finances et les tableaux de bord.

Noyau opérationnel

• Inventaire :gestion centralisée multi-entrepôts, emplacements, transferts, comptages cycliques

• Achats :RFQ/PO, réceptions, commandes en attente, règles de réapprovisionnement

• Ventes :devis/commandes, listes de prix B2B, remises, conditions de paiement, livraisons

• Code-barres (le cas échéant) :numérisation pour la réception/prise/transferts afin de réduire les erreurs

Finance et contrôle des marges

• IntégréComptabilité :facturation, paiements, rapprochement, reporting

• Évaluation automatisée des stocks (coût moyen / FIFO selon le contexte)

• Tableaux de bord des marges :

  • marge par produit / famille de produits

  • marge par client / segment

  • marge par vendeur / canal

  • alertes pour les ventes en dessous du seuil de marge

Données et qualité

• Nettoyage/normalisation des données : UoM, catégories, fournisseurs, coûts d'achat, listes de prix clients

• Gouvernance des données de référence : une véritable "source unique de vérité"

Fiabilité des stocks et réduction des écarts

• Visibilité fiable des stocks en temps réel par entrepôt / emplacement

• Moins d'écarts et d'ajustements manuels (souvent -30 % à -70 %)

• Comptages d'inventaire plus rapides grâce aux comptages cycliques + traçabilité

Gains de productivité (approvisionnement, ventes, logistique)

• Moins de réintégration → cycle de commande plus fluide

• Moins d'erreurs de tarification/quantité/livraison

• Facturation plus rapide (livraison → la facture peut être automatisée)

Gestion des marges et décisions d'achat

• Visibilité immédiate sur les produits et clients rentables

• Négociation fournisseur renforcée grâce à la visibilité des coûts/volumes

• Politique de prix plus robuste (contrats B2B, remises contrôlées)

Clôture de fin de mois plus rapide

• Inventaire et comptabilité alignés (évaluation automatisée)

• Rapports plus rapides (jours → heures / 1–2 jours)

• Une plateforme a remplacé des outils éparpillés → plus de « multiples versions de la vérité »

• Le projet n'était pas seulement « technologique » : c'était processus + gouvernance + adoption

• La marge est devenue un outil de gestion opérationnelle, et non un calcul de fin de mois

• Les équipes avaient des règles simples, des flux de travail clairs et les bons chemins d'approbation

• Taux de divergence d'inventaire (% ou valeur)

• Temps moyen de traitement des commandes (ventes et achats)

• Délai de livraison et taux de livraison à temps

• Durée de clôture de fin de mois

• Marge brute par client / par famille de produits

• Valeur des stocks à rotation lente / rotation des stocks

UnifyX livre généralement ce type de projet en phases courtes, avec des livrables utilisables dès le début.

Phase 0 — Définition du périmètre (Semaine 0–1)

• • Lancement + alignement sur les objectifs (inventaire, marges, clôture de fin de mois, productivité)

  • Audit des outils existants (Excel, ERP partiel, comptabilité, WMS, etc.)

  • Définition des KPI cibles et du périmètre (sites, SKU, règles de tarification, rôles)

  • Plan de migration des données + stratégie de basculement

Livrables :plan directeur de haut niveau, backlog priorisé, plan de projet, RACI, base de référence des KPI.

Phase 1 — Conception & Gouvernance (Semaine 1–3)

• • Cartographie des processus « à venir » : achat → réception → inventaire → ventes → livraison → facturation

  • Règles de gestion :

    • seuils d'approbation des achats

    • règles de réapprovisionnement (min/max, MTO/MTS)

    • politique de tarification/remise B2B

    • règles et exceptions de marge

  • Sélection de la méthode d'évaluation des stocks (AVCO/FIFO) + règles de retours/notes de crédit

Livrables :cartes de processus, matrice d'approbation, règles d'inventaire/tarification/marge.

Phase 2 — Configuration & Gains Rapides (Semaine 3–6)

• • Configuration des modules (Inventaire, Achats, Ventes, Comptabilité, etc.)

  • Configuration multi-entrepôts/localisations + transferts inter-sites

  • Flux de travail d'achats/ventes standardisés

  • Premiers tableaux de bord (inventaire, commandes en attente, ventes, marge brute)

Livrables :environnement configuré, flux de travail validés, tableaux de bord v1.

Phase 3 — Migration des données & Tests (Semaine 5–8)

• • Nettoyage des données (UoM, catégories, fournisseurs, coûts d'achat, listes de prix)

  • Importation de produits, stock d'ouverture, partenaires, conditions commerciales

  • Scénarios de test : réceptions partielles, commandes en attente, retours, remises, multi-sites

  • UAT (Tests d'acceptation utilisateur) + corrections

Livrables :données prêtes, rapports de test, UAT signé, plan de transition.

Phase 4 — Formation, Mise en service & Stabilisation (Semaine 8–10)

• • Formation basée sur les rôles (approvisionnement, entrepôt, ventes, finance)

  • Mise en service (par site ou global selon la complexité)

  • Support hypercare (2–4 semaines) + ajustements

  • Comptages cycliques + mise en œuvre des routines de contrôle

Livrables :mise en service réussie, support post mise en service, routines opérationnelles.

Phase 5 — Optimisation & Échelle (Semaine 10+)

• • Amélioration de la gestion des marges (coûts, remises, frais logistiques)

  • Automatisation avancée (code-barres, EDI, intégrations de transporteurs, portail B2B)

  • Reporting exécutif + revue mensuelle des KPI

Livrables :feuille de route évolutive, automatisations, tableaux de bord avancés.

Risque 1 — Données d'inventaire/produit peu fiables (des données incorrectes entraînent des résultats incorrects)

Impact :stock incorrect, marges erronées, faible confiance.

Atténuation :

• Phase de nettoyage des données dédiée

• Standardisation de l'UoM, des catégories, des coûts d'achat, des fournisseurs

• Chargement contrôlé des stocks d'ouverture + comptage d'inventaire de référence à D-1

Risque 2 — Résistance au changement (entrepôt et ventes)

Impact :solutions de contournement (Excel), adoption faible.

Atténuation :

• Formation basée sur les rôles + SOP simples

• KPI d'adoption (part des commandes traitées dans le système)

• « champions » internes + hypercare après mise en service

Risque 3 — Configuration incorrecte de l'évaluation des stocks (AVCO/FIFO) et retours

Impact :évaluation comptable incohérente, clôture difficile.

Atténuation :

• Atelier de finance dédié (retours/notes de crédit, règles de coût)

• Tests sur des scénarios réels (réceptions partielles, retours, remises)

• Validation comptable avant mise en service

Risque 4 — Complexité multi-entrepôts et transferts inter-sites

Impact :mouvements non suivis, écarts, retards de livraison.

Atténuation :

• Conception des emplacements + règles de transfert standardisées

• Code-barres/scannage (si volume élevé)

• Comptages cycliques + contrôles hebdomadaires

Risque 5 — Tarification B2B mal contrôlée (listes, remises, exceptions)

Impact :érosion de la marge, litiges clients.

Atténuation :

• Gouvernance des prix : qui peut accorder quoi et quand

• Alertes de marge inférieure + flux de travail d'approbation

• Contrats/listes de prix segmentés (par client, catégorie, volume)

Risque 6 — Mise en service trop « big bang »

Impact :perturbation opérationnelle, retards de livraison/facturation.

Atténuation :

• Mise en service par phases (par site ou par flux : inventaire puis ventes)

• Plan de transition détaillé + plan de retour arrière

• Soutien renforcé pendant 2 à 4 semaines

Risque 7 — Intégrations externes (comptabilité existante, transporteur, e-commerce)

Impact :doublons, erreurs, retards.

Atténuation :

• Prioriser d'abord le noyau interne « source unique de vérité »

• Spécifications d'intégration + tests de bout en bout

• Surveillance des erreurs + réconciliation automatisée